زيادة الإنتاجية في العمل: عادات عملية تنجز بها أكثر دون ساعات إضافية
تصل إلى مكتبك الساعة الثامنة وفي رأسك خطة واضحة، ثم تنظر إلى الساعة فتجدها الثانية ظهرًا. رددت على عشرات الرسائل وحضرت اجتماعين، لكن المهمة الأهم ما زالت كما هي. هل يبدو هذا مألوفًا؟ إذا كانت إجابتك نعم، فأنت لا تحتاج إلى ساعات أطول، بل إلى طريقة مختلفة في زيادة الإنتاجية في العمل.
الخبر الجيد أن أغلب الحلول بسيطة ولا تحتاج تطبيقات مدفوعة. ستجد هنا عادات جربها كثير من الموظفين، مع أمثلة من يوم عمل حقيقي، وخطة أسبوع تبدأ بها من الغد.
لماذا تفشل محاولات زيادة الإنتاجية في العمل غالبًا؟
أغلب الناس يخلطون بين الانشغال والإنتاج. قد تقضي يومك كله تعمل، لكنك تعمل على المهام السهلة والعاجلة بدل المهام التي تحرك أهدافك فعلًا.
السبب الثاني هو التنقل المستمر بين المهام. كل مرة تترك تقريرك لتفتح الواتساب، يحتاج عقلك دقائق ليعود إلى نفس مستوى التركيز. لنفترض أنك تفتح الرسائل 30 مرة يوميًا، وكل مرة تكلفك 3 دقائق للعودة إلى ما كنت فيه. النتيجة 90 دقيقة ضائعة، أي ساعة ونصف كل يوم دون أن تشعر.
أول خطوة نحو زيادة الإنتاجية في العمل: مصفوفة أيزنهاور
قبل أن تبدأ يومك، قسم مهامك إلى أربع خانات حسب سؤالين: هل المهمة مهمة؟ وهل هي عاجلة؟ هذه الفكرة تشرحها جامعات كثيرة لطلابها، مثل ملف مصفوفة أيزنهاور من جامعة كولومبيا.
| الخانة | ماذا تفعل بها | مثال من يوم موظف |
|---|---|---|
| مهم وعاجل | أنجزه الآن | عرض سعر يطلبه عميل اليوم |
| مهم وغير عاجل | حدد له موعدًا في جدولك | تعلم برنامج جديد يحتاجه قسمك |
| عاجل وغير مهم | فوضه أو اختصره | اجتماع تستطيع إرسال ملخص بدل حضوره |
| غير مهم وغير عاجل | احذفه | تصفح الأخبار بين المهام |
السر في الخانة الثانية. المهام المهمة غير العاجلة تصنع الفرق على المدى البعيد. لكنها أول ما يسقط من الجدول لأن أحدًا لا يطاردك بها.
قاعدة المهمة الأهم قبل الرسائل
جرب هذا الأسبوع ألا تفتح البريد أو الواتساب في أول ساعة من الدوام. بدلًا من ذلك ابدأ بالمهمة الأصعب أو الأهم، وأنت في أعلى طاقتك.
على سبيل المثال، محاسب يبدأ يومه بمطابقة الحسابات الشهرية بين الثامنة والتاسعة، ثم يرد على الرسائل. سينجز الجزء الأثقل قبل أن تبدأ المقاطعات، وبالتالي يمر بقية اليوم بضغط أقل.
وإن كان عملك يتطلب الرد السريع، فاتفق مع مديرك أو فريقك على قناة للحالات الطارئة فقط، مثل الاتصال المباشر. كذلك أخبرهم أنك سترد على الرسائل العادية بعد التاسعة، وستلاحظ أن أغلبها كان يحتمل الانتظار أصلًا.
هذه القاعدة وحدها قد تكون أسرع طريق إلى زيادة الإنتاجية في العمل، لأنها تحمي أفضل ساعة في يومك.
تقنية بومودورو للتركيز العميق
الفكرة بسيطة: تعمل 25 دقيقة على مهمة واحدة دون أي مقاطعة، ثم تأخذ استراحة 5 دقائق. وبعد أربع جولات تأخذ استراحة أطول.
- اختر مهمة واحدة فقط واكتبها على ورقة.
- شغل مؤقتًا على 25 دقيقة، وضع الجوال بعيدًا عن يدك.
- إذا خطرت لك فكرة أخرى، دونها على الورقة وعد إلى مهمتك.
- عند انتهاء الوقت قم من مكانك واشرب ماء أو تحرك قليلًا.
- كرر الجولة، وبعد الرابعة خذ استراحة بين 15 و30 دقيقة.
لكن لا تتعامل مع الرقم 25 كقانون. بعض الأعمال الإبداعية تحتاج 45 أو 50 دقيقة، والمهم أن تحمي فترة التركيز من المقاطعة.
خطط أسبوعك قبل أن يبدأ
اليوم المزدحم يبدأ غالبًا من أسبوع بلا خطة. خصص 20 دقيقة مساء الخميس أو صباح الأحد لكتابة أهم ثلاث نتائج تريدها هذا الأسبوع، ثم وزعها على الأيام.
شرحنا هذه الطريقة بالتفصيل في مقال كيف تخطط لأسبوعك بذكاء دون إرهاق، وهو مكمل جيد لما تقرأه هنا.
أدوات بسيطة تساعد على زيادة الإنتاجية في العمل
لا تحتاج عشرة تطبيقات. أداة واحدة تلتزم بها أفضل من خمس تجربها ثم تتركها، ومع ذلك هناك أساسيات تستحق مكانها في يومك.
- قائمة مهام واحدة: ورقية أو تطبيق مثل Microsoft To Do، المهم أن تجمع كل شيء في مكان واحد.
- تقويم العمل: احجز فيه فترات تركيز باسم المهمة، حتى لا يحجزها أحد لاجتماع.
- وضع عدم الإزعاج في الجوال خلال فترات التركيز.
- قوالب جاهزة للرسائل المتكررة، مثل رد استلام الطلب أو تأكيد الموعد.
منتجات قد تساعدك
- مؤقت بومودورو مكتبي: يغنيك عن الجوال ومشتتاته أثناء جولات التركيز.
- دفتر تخطيط أسبوعي: تكتب فيه نتائج الأسبوع الثلاث وتراها أمامك كل صباح.
- سماعات عازلة للضوضاء: مفيدة إذا كنت تعمل في مكتب مفتوح.
- حامل شاشة مع منظم للمكتب: مكتب مرتب يعني وقتًا أقل في البحث عن الأشياء.
إفصاح: بعض الروابط في هذا المقال روابط تسويقية من أمازون. بصفتنا مشاركين في برنامج شركاء أمازون، نحصل على عمولة من عمليات الشراء المؤهلة دون أي تكلفة إضافية عليك.
أخطاء تسرق إنتاجيتك دون أن تنتبه
- قول “نعم” لكل طلب، ثم العمل حتى المساء لتلحق بمهامك الأصلية.
- الاجتماعات بلا جدول أعمال أو وقت انتهاء واضح.
- تعدد المهام، فأنت في الحقيقة تنتقل بينها بسرعة وتخسر في كل انتقال.
- إهمال النوم، ثم محاولة تعويضه بالقهوة طوال اليوم.
- تأجيل المهمة الكبيرة لأنها لا تبدو واضحة، والحل أن تقسمها إلى خطوة أولى صغيرة.
خطة أسبوع لتجربة هذه العادات
| اليوم | العادة التي تجربها |
|---|---|
| الأحد | اكتب نتائج الأسبوع الثلاث ورتب مهامك بمصفوفة أيزنهاور |
| الاثنين | ساعة أولى بلا رسائل للمهمة الأهم |
| الثلاثاء | أربع جولات بومودورو على مهمة واحدة |
| الأربعاء | راجع اجتماعاتك واعتذر عن واحد غير ضروري |
| الخميس | قيّم الأسبوع: ماذا أنجزت؟ وما العادة التي تستمر عليها؟ |
بعد أسبوع واحد ستعرف أي عادة تناسب طبيعة عملك، لأن زيادة الإنتاجية في العمل تختلف بين موظف المبيعات والمبرمج والمعلم. ثم ثبتها وأضف غيرها تدريجيًا بدل أن تغير كل شيء مرة واحدة.
أسئلة شائعة عن زيادة الإنتاجية في العمل
هل العمل لساعات أطول يعني إنتاجية أعلى؟
لا في أغلب الأحوال. التعب يقلل جودة القرارات ويزيد الأخطاء، لذلك ركز على تحسين الساعات التي تعملها بدل زيادتها.
كيف أحافظ على تركيزي في مكتب مفتوح؟
استخدم سماعات، واحجز فترات تركيز في التقويم، واتفق مع زملائك على إشارة بسيطة تعني أنك مشغول الآن.
ما أفضل وقت لإنجاز المهام الصعبة؟
يختلف من شخص لآخر. راقب نفسك أسبوعًا وسجل متى تشعر بأعلى تركيز، ثم ضع المهام الثقيلة في ذلك الوقت.
هل تطبيقات زيادة الإنتاجية في العمل ضرورية؟
ليست ضرورية. ورقة وقلم وقائمة واحدة تكفي كثيرين، أما التطبيق فيفيد عندما تعمل مع فريق وتحتاجون إلى متابعة مشتركة.
الخلاصة: اعمل بذكاء قبل أن تعمل أكثر
زيادة الإنتاجية في العمل تبدأ من قرارات صغيرة: ماذا تنجز أولًا، ومتى تغلق الإشعارات، وما الذي تحذفه من قائمتك. اختر عادة واحدة من هذا المقال وجربها غدًا صباحًا، ثم أضف الثانية الأسبوع القادم. وإذا كان تعلم مهارة جديدة من مهامك المهمة غير العاجلة، فابدأ بـخطة تعلم مهارة في أسبوع.
